Ansuchen zur Verleihung der venia docendi werden – wie im Universitätsgesetz geregelt – an das Rektorat gestellt. Für das dann folgende Habilitationsverfahren ist der Senat zuständig, der dazu eine Arbeitsgruppe für Habilitation und Forschungsevaluation eingerichtet hat sowie vier Habilitationskommissionen (medizinisch-theoretisch, konservativ I, konservativ II sowie chirurgisch).

Nachdem ein Habilitationsansuchen gestellt wurde:

  • wird aufgrund der Thematik eine dafür zuständige Habilitationskommission bestimmt (durch die im Senat vertretenen ProfessorInnen)
  • werden zwei GutachterInnen (einmal universitätsintern, einmal extern) bestellt (wiederum durch die sg. "fachbereichnahen Professorinnen")
  • führt die Senatsarbeitsgruppe für Habilitation und Forschungsevaluation eine Formalprüfung durch, ob die Habilitationsrichtlinien in Forschung und Lehre erfüllt sind
  • werden (wenn obiges erfüllt ist) die GutachterInnen angeschrieben
  • wird der/die HabilitationswerberIn verständigt sobald die Gutachten vorliegen (Möglichkeit zur Einsichtnahme und Stellungnahme durch den/die HabilitationswerberIn)
  • wird ein Termin für ein Habilitationskolloquium festgesetzt, im Zuge dessen die Habilitationskommission zu einer Beschlussfassung kommt.

Der Einreichvorgang, benötigte Dokumente

Es existieren an der MedUni Wien zwei Fallfristen für Ansuchen zur Verleihung der venia docendi: Anfang Mai und Anfang November.
Beginnend mit dem Termin im Mai 2013 erfolgt die Einreichung auf elektronischem Weg, das hilft nicht nur die Verfahren weiter zu beschleunigen sondern senkt auch deutlich die mit dem Habilitationsansuchen verbundenen anfallenden Kosten, da sich diese an der Zahl der Papierseiten orientieren. Als technische Plattform für die elektronische Einreichung musste auf Med.Campus zugegriffen werden - demnach folgt die Benutzerführung hier der Philosophie und den Standards die man von anderen Eingaben auf dieser Plattform gewöhnt ist (z.B. Forschungsdokumentation) - oder eben nicht gewohnt ist. Allerdings existiert eine umfangreiche Anleitung mit zahlreichen Screenshots – ausgehend von den Erfahrungen die mit den Habilitationseinreichungen im Mai 2013 gemacht wurden, scheint diese Anleitung ihren Zweck zu erfüllen, es gab hier so gut wie keine Probleme.
Im Zuge des online-Einreichvorganges werden die benötigten Dokumente (Ansuchen, Lebenslauf…) als pdf-Datei hochgeladen; ebenso wie die wissenschaftlichen Arbeiten und Lehrevaluationen.
In der Journalliste sind die Publikationen, die zur Habilitationsschrift zählen entsprechend zu kennzeichnen. WICHTIG: Als Habilitationsschrift gelten die gesammelten (als solche angeführten) Publikationen. Es gibt also an der MedUni Wien (im Unterschied zu deutschen Universitäten) keine eigens verfasste Habilitationsschrift. Das ist insofern von Bedeutung, weil auch ein 4 – 6 seitiges Exposé der Habilitationsschrift einzureichen ist. Dieses stellt eine Zusammenfassung für die Gutachter dar und sollte nicht fälschlich als Habilitationsschrift bezeichnet werden – nicht wenige deutsche Gutachter schmücken ihre Gutachten dann mit abschließenden Bemerkungen wie "ich darf darauf hinweisen, dass hierzulande derart kurze Habilitationsschriften nicht akzeptiert werden", was (im besten Fall) vom positiven Charakters des Gutachtens ablenkt.

Die Formalprüfung

Die Formalprüfung des Habilitationsansuchens erfolgt durch die Senatsarbeitsgruppe für Habilitation und Forschungsevaluation. Diese Arbeitsgruppe hat die (arbeitsintensive) Aufgabe zu prüfen, ob die in den Habilitationsrichtlinien ausformulierten Mindesterfordernisse in den Bereichen Forschung und Lehre erfüllt sind. Auf dieser Stufe erfolgt keine inhaltliche Prüfung; immer wieder auftauchende Fragen zur Wertbarkeit/Bewertung bestimmter Arbeiten deren Beantwortung sich nicht aus den Habilitationsrichtlinien ergeben (Short Communication, Brief Report, Metaanalysen..) werden von der Arbeitsgruppe an die zuständige Habilitationskommission weitergegeben, da diese das fachlich bestqualifizierte Gremium zur Klärung derartiger Fragen darstellt. Erkennt die Arbeitsgruppe, dass die Richtlinien formal erfüllt sind, wird ein diesbezüglicher Amtsvermerk erstellt und dem/der HabilitationswerberIn zugestellt; gleichzeitig werden die GutachterInnen angeschrieben.
Sieht die Arbeitsgruppe die formalen Richtlinien nicht erfüllt, so hat der/die HabilitationswerberIn zwei Möglichkeiten (wenn man jetzt von einem Zurückziehen des Antrages absieht, der dem/der HabilitationswerberIn natürlich immer möglich ist):

  • Ruhendstellung des Habilitationsverfahrens: mit dem Nachbringen der fehlenden / weiterer Publikationen bzw. abgehaltener Lehrveranstaltungen kann das Verfahren jederzeit „wiederbelebt“ werden. Nachgebrachte Publikationen werden anhand der dann aktuellen ISI-Liste gewertet. Die neuerliche Formalprüfung durch die Arbeitsgruppe erfolgt zusammen mit den für den nächsten Einreichtermin durchzuführenden Prüfungen. Es ist hier also auch bei bester Strategieplanung kein zeitlicher Vorteil zu erlangen.
  • Weiterführen des Habilitationsverfahrens: aus verfahrensrechtlichen Gründen kann ein Habilitationsverfahren (eingeleitet durch das Habilitationsansuchen) nur von der zuständigen Habilitationskommission beendet werden – mit positivem oder negativem Entscheid. Es ist also auf dieser Stufe des Verfahrens NICHT möglich (außer es liegt überhaupt keine Lehrleistung vor), dass das Habilitationsansuchen abgelehnt wird. Konsequenter weise kann der/die HabilitationswerberIn auf einer Weiterführung des Verfahrens bestehen.

In letzterem Fall wird der/die HabilitationswerberIn aufgefordert eine Stellungnahme (deutsch und englisch) zu verfassen WARUM ihm/ihr die Erfüllung der Richtlinien nicht möglich ist. Die Nichterfüllung der Kriterien wird den (laut Universitätsgesetz zumindest) 2 Gutachtern explizit mitgeteilt und ein weiteres Gutachten eingeholt.

Die fachbereichsnahen ProfessorInnen

Parallel zur Formalprüfung wird für jedes Habilitationsverfahren ein "Koordinator" bestimmt (üblicherweise der Vorstand oder Organisationseinheitsleiter der Klinik / des Institutes des Habilitationswerbers). Die im Universitätsgesetz (nicht näher) definierten fachbereichsnahen Professoren melden ihre gefühlte Fachbereichsnähe dem Koordinator und dieser Personenkreis benennt dann die GutachterInnen des Verfahrens (das ist ein ernstes verfahrenstechnisches Problem, da es keine Regeln dazu gibt wer tatsächlich fachbereichsnah ist und wer nicht. Da die fachbereichsnahen Professoren nicht nur die GutachterInnen bestimmen sondern auch nach dem Vorliegen der Gutachten eigene Stellungnahmen abgeben können – im Guten wie im Bösen – stellt dieses undefinierte Prozedere einen potentiell gefährlichen Verfahrensschritt dar!)

Die GutachterInnen

Wie oben geschildert, benennen die fachbereichsnahen ProfessorInnen zwei GutachterInnen (einmal universitätsintern, einmal extern), diesen werden die vorliegenden wissenschaftlichen Arbeiten (die Beurteilung der Lehre erfolgt nur universitätsintern) übermittelt mit der Bitte um die zeitnahe Erstellung eines Gutachtens (N.B.: wenn es zu Verzögerungen kommt, dann meist in diesem Schritt). Insbesonders werden die GutachterInnen gebeten zu prüfen, ob die als Habilitationsschrift zusammengefassten wissenschaftlichen Arbeiten a) methodisch einwandfrei durchgeführt sind, b) neue wissenschaftliche Ergebnisse enthalten und c) die wissenschaftliche Beherrschung des Habilitationsfaches in seiner Gesamtheit und die Fähigkeit zu seiner Förderung beweisen – mit diesem Punkt schließt sich der Kreis zum Beginn dieses Artikels…. Sobald die Gutachten vorliegen, wird der/die HabilitationswerberIn verständigt und hat Möglichkeit zur Einsichtnahme in die Gutachten und zu einer Stellungnahme. Laut Universitätsgesetz kann der/die HabilitationswerberIn auch ein eigenes Gutachten beibringen – das macht im Falle des Vorliegens von zwei positiven Gutachten wenig Sinn, im gegenteiligen Fall empfiehlt sich ein möglichst anerkannter Name als GutachterIn…

Das Kolloquium: „sprechen Sie über was Sie wollen, aber nicht über 10 Minuten“

Für (üblicherweise) 3-4 Habilitationsverfahren wird ein gemeinsamer Termin festgesetzt, an dem die Kolloquien abgehalten werden. Der vorgesehene Zeitrahmen für den eigenen Vortrag liegt nicht wesentlich über 10 Minuten, also wird es bisweilen sinnvoll und notwendig sein, sich auf einen Teilaspekt des Habilitationswerkes zu fokussieren (auch wenn das Forscherherz dabei blutet). Nach Kolloquium und anschließender Diskussion stimmt die Habilitationskommission über das Habilitationsansuchen ab.